CONTRACTVOORWAARDEN 2023

 

Van toepassing  voor feesten allerhande, koffietafels, dagelijkse werking en/of fondsenwerving van verenigingen en dit met ingang van 07 februari 2023.

 

ART 1

De eigenaar staat aan de huurder, op … …datum…………….. het gebruik en het genot toe van volgende delen

van de Parochiezaal te Eppegem   de podiumzaal / de cafetaria / de keuken   (schrappen wat niet past)

mits naleving van de voorwaarden vermeld in dit contract. Niet naleving van deze voorwaarden kan een onmiddellijke stopzetting van het contract tot gevolg hebben.

ART 2

Aansprakelijkheid van de huurder:

De huurder is verplicht zijn volledige identiteit, adres en contactnummer bekend te maken aan de verantwoordelijke. De huurder staat borg voor alle gebeurtenissen tijdens de activiteit, zowel op zedelijk als materieel gebied. Alle schadegevallen worden met hem/haar geregeld. Over alle onvoorziene gevallen wordt door de eigenaar of door de door hem aangestelde verantwoordelijke beslist. De burgerlijke aansprakelijkheid van de huurder wordt NIET gedekt door de eigenaar. De huurder mag de rechten en voordelen van huidige overeenkomst NIET afstaan aan derden. Onderverhuur is verboden. Motorvoertuigen en aanhangwagens zijn verboden op de binnenkoer. De huurder dient toe te zien op het respecteren van al de maatregelen en richtlijnen opgelegd door de diverse overheden.

ART 3

De huurovereenkomst wordt aangegaan voor volgende periode:

·        Klaarzetten op vooravond:  op  .. / .. / …. van 18u00  tot  23u00

·        Aanvang huurperiode:    van  .. / .. / ….  om 09u00

·        Einde huurperiode:         tot   .. / .. / ….  om 12u00

ART 4

De huurprijs bedraagt 500 EUR, het supplement voor het gebruik van de keuken bedraagt 50 EUR, het forfait dranken niet van de zaal bedraagt 75 EUR en de waarborg bedraagt 500 EUR.

ART 5

Reservatie en huur:

·        De reservatie wordt pas definitief bij betaling van de waarborg, het huurcontract bij betaling van

de huur. Bij niet betaling binnen de in de betalingsmodaliteiten voorziene termijn vervalt het contract. Een eenzijdige annulering vanwege de huurder binnen de maand VOOR de activiteit brengt van rechtswege het verval mee van de betaalde waarborg. De waarborg zal verwerkt worden bij ontvangst van de afrekening van het drankverbruik

·        De volledige som (waarborg, forfaits en huur) dient betaald te zijn voor de afhaling van de sleutel.

·        Alle betalingen gebeuren uitsluitend op het rekeningnummer BE78 9731 4463 2286.

Betalingsmodaliteiten:

·        Betaling van de waarborg:

Ten laatste op .. /.. / ….   met vermelding “+++…/…./…..+++”

·        Betaling van de huur en de forfaits:

Ten laatste op .. / .. / …. met vermelding   +++…/…./…..+++

 

ART 6

De huurder verklaart het goed ontvangen te hebben in goede staat en verbindt er zich toe het in dezelfde goede staat terug te geven. Eventuele gebreken dienen bij aanvang van de activiteit onmiddellijk gemeld te worden aan de zaalverantwoordelijke hetzij via het zaalnummer 0473/758876, hetzij via mail marcbjmertens@skynet.be .of gilbert.tembuyser@skynet.be   

De huurder is verantwoordelijk voor alle aangerichte schade en verbindt er zich toe deze op het eerste aanzoek te vergoeden.

ART 7

De huurder verbindt er zich toe het in bruikleen gegeven goed uitsluitend te gebruiken voor de organisatie van volgende activiteit:  ……………………………………………………………………………………………..

 

Verwachte opkomst / aantal genodigden :       ….. personen

Maximum toegelaten in de lokalen : 110 personen per tijdslot (grote zaal 70 en cafetaria 40).

ART 8

Brandveiligheid:

Er mogen geen vuren of kaarsen gebruikt worden in de zalen.

De huurder zorgt ervoor dat tijdens de activiteit de vier nooduitgangen steeds vrij blijven

Het is de verantwoordelijkheid van de huurder om hierop toe te zien.

ART 9

Dranken:

Bieren, waters, fruitsappen en frisdranken dienen verplicht aangekocht te worden via de uitbating van de parochiezaal en worden rechtstreeks bij deze laatste besteld. Wijnen en schuimwijnen zijn beschikbaar.

 

Bij niet afname van voormelde bieren, waters, fruitsappen en frisdranken of indien de bestelling niet in verhouding is met het aantal genodigden wordt een forfait van 75 EUR aangerekend.

ART 10

De huurder zorgt zelf voor handdoeken, vaatdoeken, afwasproducten, afwasmateriaal, toiletpapier en officiële vuilniszakken. De huurder staat zelf in voor het ledigen van alle vuilnisbakken (ook van de toiletten) en de verwijdering van al het vuilnis, dit ten laatste bij het einde van de huurperiode.

ART 11

Meubilair (Tafels, stoelen, karren):

Het meubilair mag niet onafgedekt op het terras of de binnenkoer worden geplaatst.

Dient na afloop steeds teruggeplaatst te worden zoals voorzien op de geafficheerde zaalsetting (behalve indien anders afgesproken met de zaalverantwoordelijke). Huurmeubilair alsook het eventueel gehuurd materiaal (bestek, servies, glazen enz…) moeten verwijderd zijn ten laatste  bij het einde van de huurperiode.

ART 12

Versiering van de zaal:

Het gebruik van confetti, mica en aanverwante producten is verboden. Er mogen geen affiches of versieringen aan ramen, de muren, de akoestische panelen gekleefd of gespijkerd worden. De daarvoor bestemde borden en rails dienen gebruikt te worden. Na afloop dient alle versiering en hechtmateriaal verwijderd te worden door de huurder.

ART 13

Verwarming:

Niet gebruikte lokalen mogen niet verwarmd worden. Tijdens strenge winterdagen (vorst) zullen de thermostatische kranen bij het verlaten van de lokalen door de huurder steeds op “1” worden gezet, zodat een basistemperatuur behouden blijft. De verwarmingsknoppen dienen steeds bereikbaar te blijven!    

ART 14

Vergunningen en toelatingen:

De huurder dient zelf de eventueel benodigde vergunningen en toelatingen te bekomen bij de bevoegde autoriteiten. De gemeentelijke voorschriften betreffende organisatie van evenementen dienen eveneens nageleefd te worden.

ART 15

Geluids- en milieuhinder:

Huurders die gebruik maken van een geluidsinstallatie tijdens hun activiteit moeten de in de VLAREM-wetgeving vervatte geluidsnormen voor niet-ingedeelde muziekactiviteiten alsook de gemeentelijke reglementen en voorschriften terzake naleven.

Bij een evenement met elektronisch versterkte muziek (DJ) heb je vanaf 85Db een vergunning van de gemeente nodig! Vraag deze tijdig aan (twee maand op voorhand). Gelieve de omwonenden (straal van 250 m) dan ook schriftelijk te verwittigen een vijftal dagen op voorhand (zie op “Zemst.be” onder de rubriek aanvraag evenementen of neem contact via vt@zemst.be of 015/61.88.85)

Gelieve de nachtrust van de buren te respecteren aub. Tussen 22 uur en 07 uur vier je dus feest in de zaal en niet aan de voordeur of op het terras.  Huurmeubilair dient buiten deze periode verwijderd te worden. Vermijd luidkeelse gesprekken op straat. Laat de motor van je voertuig niet onnodig draaien. Zorg er ook voor dat je muziek in de auto niet te luid staat. Doe je sigarettenpeuken in de voorziene asbakken en laat ze niet op de grond vallen. Bedankt voor je begrip en medewerking!

ART 16

Rechten, heffingen, belastingen:

De huurder dient eventuele accijnsrechten, BTW, auteursrechten, billijke vergoeding en/of andere heffingen en belastingen, die verbonden zouden zijn aan de ingerichte activiteiten, zelf te betalen aan de bevoegde administratie.

ART 17

Bij het verlaten van het gebouw zorgt de huurder er onder andere voor:

·        de verwarming af te zetten (of op nr 1 bij vorst),

·        alle lichten te doven (ook in de toiletten, kelder, terras en buiten aan de ingang),

·        De gasfornuizen en de hoofdkraan van het gas in de keuken afzetten.

·        de koelcel en vriezer te ledigen en te reinigen,

·        alle vuilnisbakken te ledigen (ook deze van de toiletten),

·        alle meubilair en alle gebruikt materiaal terug op zijn oorspronkelijke plaats te zetten, (zie de geafficheerde zaalsetting en checklist).

·        dat het terras en de binnenkoer ordelijk en netjes worden achtergelaten;

·        de buitendeuren af te sluiten en de sleutel onmiddellijk terug te bezorgen.

ART 18

Aangerichte schade / ontbrekende of gebroken voorwerpen:

Schade aan de lokalen of het materiaal, vastgesteld na het gebruik, of voorwerpen die verdwenen of beschadigd zijn, worden aangerekend of afgetrokken van de waarborg.

Inbreuken op de in onderhavig contract vermelde voorwaarden zullen een aanrekening van 50 EURO per inbreuk tot gevolg hebben. Bij overschrijding van de huurtermijn of niet verhuurbaar achterlaten van het pand wordt bovendien een bijkomende dag huur aangerekend.

ART 19

De eindafrekening:

Deze wordt onder de vorm van een factuur aan de huurder bezorgd en dient voldaan te zijn op de vervaldatum vermeld op diezelfde factuur.

ART 20

Coronabepaling:

De huur- en contractvoorwaarden bepaald in onderhavig contract kunnen te allen tijde gewijzigd worden in functie van de sanitaire toestand ( bvb Corona) en de bijkomend opgelegde maatregelen uitgaande van de diverse overheden. In dat geval staat het de huurder vrij om het contract kosteloos af te zeggen of te herboeken op een latere datum.

Momenteel wordt de capaciteit van de zaal en de lokalen behouden op maximum 110 aanwezigen per tijdslot. De huurder dient zich tijdens de volledige periode van de huurovereenkomst strikt te houden aan de preventie maatregelen zoals bepaald door de FOD Gezondheid en deze zoals bepaald door “FOD Economie (Gids voor de horeca)” Beide zijn vlot te raadplegen op de respectievelijke websites.

ART 21

Actieplan Ventilatie advies aan de huurder/organisator

De verhuurder van de lokalen van de parochiezaal Eppegem heeft zoals de wetgever dat verplicht een CO2 meter geplaatst één in de grote zaal en één in de cafetaria. Beide op een duidelijke zichtbare plaats voor U de huurder. Deze CO2 meters zijn duidelijk afleesbaar en continu in werking. In functie van de geplande verhuur wordt de vaste ventilatie tijdig en continu ingeschakeld door de verhuurder. De huurder/organisator volgt nauwlettend de adviezen “Actieplan Ventilatie” in de zaal en het cafetaria van de parochiezaal Eppegem en past ze ook toe. De huurder/organisator of een door hem aangestelde persoon controleert de goede werking van de aanwezige CO2 meters op regelmatige tijdstippen.

Er wordt over gewaakt dat de afgelezen CO2 waarden de 900 ppm niet overschrijdt.

Bij overschrijding van de 900 ppm waarde op het CO2 toestel wordt door de organisator onmiddellijk actie te verbetering van de luchtkwaliteit genomen

Dit kan door bvb de terrasdeur of andere deuren te openen en zo voldoende verse buitenlucht binnen te laten en zo terug naar de CO2 waarde van 900 ppm te gaan.

Wanneer U ondanks die bijkomende verluchting na enige tijd de CO2 waarde niet opnieuw naar 900 ppm kan brengen, is het volgende advies van maatregelen hierna te lezen:

Bij een blijvende CO2 meting tussen de 900 ppm en 1000 ppm zorg voor een tijdelijke vermindering naar 80 % van de aanwezigen

Bij een blijvende CO2 meting tussen de 1000 ppm en 1100 ppm zorg voor een tijdelijke vermindering naar 70 % van de aanwezigen

Bij een blijvende CO2 meting tussen de 1100 ppm en 1200 ppm zorg voor een tijdelijke vermindering naar 60 % van de aanwezigen

Wanneer de gemeten waarde boven de 1200 ppm zou blijven wordt U als huurder/organisator geadviseerd de activiteit deels of volledig te stoppen, tot wanneer U opnieuw normale CO2 waarden van 900 ppm kan aflezen op de CO2 meters